Digitale Steuerprüfung: So beugen Sie intimen Einblicken vor

Die Finanzbehörden rüsten weiter auf: Nach einer mehrjährigen Übergangsphase sollen elektronische Steuerprüfungen jetzt zum Prüfungsalltag gehören. Trotz dieses Handlungsdrucks sind viele Unternehmen immer noch nicht vorbereitet auf die Anforderungen der GDPdU, der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Fallstricke bei der elektronischen Betriebsprüfung

Aufgrund einer zunehmend papierlosen Geschäftskorrespondenz gewinnen digitale Prüfungsverfahren an Einfluss und Bedeutung. Die DHPG-Berater kennen die größten Risiken und geeignete Vorbeugemaßnahmen.

1. Schlechter Datenzugriff: Falsch abgespeicherte, fehlerhafte oder gelöschte Dateien gefährden die Beweiskraft ganzer Vorgänge. Nur wer vorab Regeln zur digitalen Dokumentenablage definiert, garantiert einen steuersicheren Belegzugriff.

2. Mangelnde Sachlichkeit: Elektronische Geschäftskorrespondenz verführt zu einem eher lockeren Umgangston. Wie Papierbelege sollten sich digitale Daten auf eine sachliche Darstellung konzentrieren und nicht leichtfertig Vertrauliches verraten.

3. Übermäßige Transparenz: Der Betriebsprüfer darf alle Daten verwerten, die ihm zugänglich sind. Nicht prüfungsrelevante Dokumente wie zum Beispiel Personalunterlagen oder Auftragsbücher sollten durch spezielle Zugriffsrechte geschützt werden.

4. Zweifelhafte Beweiskraft: Dateien erzielen alleine noch keine Belegkraft, da nachträgliche Veränderungen nicht auszuschließen sind. Daher muss auch der gesamte Verfahrensprozess revisionssicher dokumentiert werden.

Bei einer digitalen Betriebsprüfung droht neben unerwünschten Einblicken in Unternehmensinterna auch die Heranziehung hoher Schätzwerte. Eine optimale Vorbereitung erfordert eine frühzeitige Abstimmung zwischen Geschäftsleitung, Steuerberatung und IT-Managern. Steuerberater können nicht nur die steuerliche Relevanz von Dokumenten bewerten, sondern auch etwaige Schwachpunkte von Dokumentenprozessen identifizieren.
Wer sich nicht auf die neuen Prüfungsmöglichkeiten einstellt, riskiert Nachteile in der steuerlichen Beurteilung von zentralen Geschäftsvorgängen. Die rechtssichere Ablage von elektronischen Dokumenten ist heute ebenso wichtig wie die von Papierbelegen. „Digitale Geschäftskorrespondenz verführt bisweilen zu einem leichtfertigen Umgang mit Inhalten, Dokumenten und Prozessen", warnt DHPG-Wirtschaftsprüfer Dr. Norbert Neu. Und was vielen Firmen nicht bewusst ist: Der Steuerpflichtige hat im Falle einer Prüfung selbst dafür Sorge zu tragen, dass der Zugriff auf steuerlich relevante Daten beschränkt bleibt.

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