Mit unterschiedlichen Gesprächspartnern erfolgreich umgehen

In der Regel verfügen wir über sehr verschiedene Arten, wie wir uns unserem Gesprächspartner kommunikativ präsentieren. So können wir in Gesprächen ein führendes, beherrschendes Verhalten vorlegen oder mehr zurückhaltend oder vorsichtig auftreten. Normalerweise wechseln wir unser Kommunikationsverhalten je nach Situation oder Rolle und entsprechend unserer bevorzugten Kommunikationsstile. Ein Bericht von Doris Marx-Ruhland.

In der Praxis treffen wir bei unseren Gesprächspartnern häufig auf eine Kombination aus zwei Kommunikationsstilen, die sich entsprechend ergänzen. Ein Beispiel dafür ist die Kommunikation aus dem sich distanzierenden und dem kontrollierenden Kommunikationsstil. Durch seine Zurückhaltung gegenüber Menschen und Sachverhalten sowie seiner Gabe, Dinge genauerstens zu prüfen und gezielt zu hinterfragen, versteht es dieser „Mischtyp“ besonders gut, mit Fragen zu arbeiten. Er verschafft sich dadurch ein sehr genaues Bild von der jeweiligen Situation. Das, was anderen häufig schwer fällt, nämlich das aktive Zuhören, beherrscht er sehr gut. Mit Hilfe von offenen Fragen fragt er gezielt nach und kann so das Gespräch souverän steuern. Dabei kann es sogar passieren, dass Ihnen als Gesprächspartner die Argumente ausgehen, Sie unter Druck geraten und eine Art Verhörcharakter entsteht.
Seien Sie sich darüber im Klaren, dass sich Gesprächspartner im distanzierten und kontrollierten Kommunikationsstil nicht mit 80 Prozent zufrieden geben. Bereiten Sie sich daher auf diese Gespräche gut vor. Sammeln Sie überzeugende Argumente und belegen Sie diese mit Beispielen, um ihr Gegenüber zu überzeugen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihnen das Gespräch aus den Händen gleitet, stellen Sie offene Fragen, also Fragen, die der Gesprächspartner nicht nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann. So gewinnen Sie Zeit.
Mit profilierungsfreudigen Menschen richtig umgehen
Ganz anders verhält es sich, wenn Sie auf „profilierungsfreudige“ Menschen treffen, die es hervorragend verstehen, sich selbst und ihre Leistung im richtigen Moment und in Gegenwart der richtigen Personen zu präsentieren. Bei diesen Personen verschiebt sich die Redezeit genau in die andere Richtung und Sie als Gesprächspartner haben große Mühe, auch mal zu Wort zu kommen. Wird die Leistung dieser Person in Frage gestellt, versteht sie es rhetorisch sehr gut, diese wieder in das richtige Licht zu rücken.
Falls diese Person zusätzlich einen eher entwertenden Kommunikationsstil pflegt, kann es gerade bei Kritikgesprächen sehr schwierig werden. Besonders wichtig ist, dass Sie sich nicht in die Enge treiben lassen. Bestehen Sie vielmehr darauf, dass Sie ausreden möchten und ihre Ausführung beenden.
Kommt es zu persönlichen Angriffen, können Sie die Souveränität wahren, indem Sie mit offenen Fragen arbeiten und nicht sofort auf den persönlichen Angriff antworten. Wir neigen häufig dazu, uns zu rechtfertigen. Fragen Sie zum Beispiel „Was meinen Sie konkret damit?“, „Was bezwecken Sie damit?“ oder „Wieso sagen Sie das?“. Auf diese Weise gewinnen Sie Zeit und können sich Ihre Antwort und Strategie überlegen. Bereits drei bis vier Sekunden bringen Ihnen in diesen Situationen enorm viel.
Wenn die Harmonie im Vordergrund steht
Für eine entspannte und eher kameradschaftliche Atmosphäre sorgen in der Gesprächsführung Menschen im so genannten „selbstlosen“ Kommunikationsstil. Ihr Gesprächspartner wird immer dafür sorgen, dass es Ihnen gut geht und Sie sich wohl fühlen – auch bei kritischen Themen. Dabei besteht für diese Menschen die Gefahr, sich selbst zu sehr zurück zu nehmen. Harmonie und Anerkennung sind ihnen sehr wichtig, sie achten auf die Stimmung und beobachten im Gespräch sehr genau, wie sich der andere fühlt. Gleichzeitig neigen Sie dazu, in Situationen viel hinein zu interpretieren, etwa: „Sie hat so komisch geschaut, vielleicht mag er/sie mich nicht mehr“ oder „Habe ich vielleicht etwas falsch gemacht?“.
Aus Angst vor Konflikten wird dieser Kommunikationstyp genau beobachten, welche Meinung Sie vertreten und sich dieser Meinung dann anpassen. Folglich tut er sich auch mit Kritik gegenüber anderen schwer. Allerdings fällt es auch den Gesprächspartnern häufig schwer, einen so netten Kollegen oder Mitarbeiter zu kritisieren.
Lob tut gut
Praxistipp: Sprechen Sie diese Menschen gezielt an und bestehen Sie auf deren Meinung. Nur so lernen solche Kommunikationstypen, diese auch im Gespräch zu äußern. Hier können Sie auch mal ein Lob mehr austeilen, das tut gut und wird keinesfalls zur Überheblichkeit führen. Gerade weil es sich um sehr sensible Menschen handelt, reagieren sie sehr empfindsam auf Kritik. Kommt es dazu, ist die Arbeit mit Ich-Botschaften hilfreich. Beschreiben Sie das Verhalten, das Sie nicht tolerieren können und was es bei Ihnen auslöst und letztlich zur Folge hat. Also beispielsweise „Ich empfinde das als sehr störend.“ Dagegen greift eine Du-Botschaft immer an und führt eher dazu, dass die betreffende Person blockiert und sich sofort rechtfertigt. Eine ehrliche Ich-Botschaft löst dagegen beim Gegenüber Betroffenheit aus. Er ist bereit, den Sachverhalt zu klären beziehungsweise sich daran aktiv zu beteiligen. Deshalb ist die Ich-Botschaft eine sehr wichtige Technik in der Gesprächsführung.
Für eine angenehme Gesprächsatmosphäre sorgt auch der „Helfertyp“. Wie der Name schon sagt, ist der „Helfer“ auf das Helfen anderer programmiert und holt sich darüber Anerkennung und Achtung. „Helfer“ sind geduldige Zuhörer. Kommt bei dieser Person als zweiter Kommunikationsstil der Mitteilungsfreudige ins Spiel, wird es interessant und lebhaft. Er meint es gut und möchte nur das Beste für alle Beteiligten. Dabei möchte er die Anderen nur davon überzeugen, wie er etwas tun würde und warum seine Hilfe die richtige ist. Es geht hier weniger um das Selbstprofilieren, als um ehrliche Hilfe und das Mitteilen des Erlebten.
Sich für die Unterstützung bedanken
Bedanken Sie sich für seine Unterstützung und die ausführliche und interessante Präsentation seines Beitrages. Sagen Sie, dass es zum Beispiel zunächst um die Klärung des Sachverhaltes geht und Sie später gerne auf seine Hilfe zurück kommen. Versuchen Sie mit geschlossenen Fragen zu arbeiten, dadurch behalten Sie die Gesprächsführung. Allerdings besitzen sehr mitteilungsfreudige Menschen die Gabe, sogar auf eine geschlossene Fragen ausführlich zu antworten. Mitteilungsfreudige Menschen haben meist das Talent, sehr humorvoll zu kommunizieren. Finden Sie es unangepasst, sagen Sie es und weisen Sie ruhig einmal auf die Ernsthaftigkeit der Situation hin.
Treffen zwei mitteilungsfreudige Menschen aufeinander, kann von aktivem Zuhören keine Rede sein. Gesprächspausen zu ertragen, ist für sie eine große Herausforderung. Das Erfolgsrezept heißt hier, aus dem eigenen Mittelpunkt heraustreten, den Blick für den Gegenüber öffnen und das Gesagte bewusst wahrnehmen. Die Gespräche gewinnen so an Tiefe und es entsteht eine andere Ebene der Kommunikation. Fazit: Wir alle sind verschieden. Oftmals reicht es schon, die eine oder andere Gesprächssituation zu reflektieren und nach eigenen eingefahrenen Kommunikationsmustern zu schauen. Es geht allerdings nicht darum, sich in eine andere Persönlichkeit verwandeln zu wollen, sondern darum, die bevorzugten Kommunikationsmuster verstehen zu lernen und sich darüber klar zu werden, was sie uns ermöglichen und woran sie uns hindern.

Doris Marx Ruhland arbeitet als Trainerin und Coach. Ihr Spezialgebiet ist der Bereich Gesprächsführung. Sie legt dabei großen Wert auf Einfühlungsvermögen und Vertrauen beim Führen von Gesprächen und sieht dies als Grundvoraussetzung für den Erfolg. Umfangreiches Wissen und praktische Erfahrungen erwarb sie als Personalleiterin und Personalreferentin in internationalen und nationalen Unternehmen. 

www.marx-ruhland.de